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    如何處理好水利工程施工中的變更與索賠

    由于水利工程施工具有工程量大,投資多,結構復雜,技術、質量要求高,工期長等特點,工程建設過程中許多不確定因素造成的影響較大,經常發生設計變更、施工條件變化、工期調整索賠等合同事件。當前水利工程建筑市場競爭激烈,施工企業一般采用低價中標、高額索賠的市場策略。因此做好施工過程中的變更和索賠工作,就顯得尤為重要。變更和索賠是施工企業在工程中獲利的重要手段,是工程項目管理中的重要環節。

    工程變更與索賠工作是一項涉及招投標、設計、施工、竣工驗收的全過程管理,要做好這項工作,不僅要善于發現和把握時機,還要善于收集、整理與變更索賠有關的依據和資料,并且在處理變更索賠的過程中還需要有一定的策略和技巧。

    一、樹立全員變更索賠意識

    工程變更和索賠工作具有范圍廣、復雜繁瑣、綜合性強的特點,需要項目管理的技術、施工、財務、材料等部門共同參與、協調合作,才能取得成功。因此,施工企業一定要提高認識,重視工程變更和索賠工作,不斷加強項目成員的業務技術培訓,建立全員索賠意識,提高認識變更和索賠事件的敏感性,在工程項目投標到竣工的全過程中都樹立起變更和索賠意識。

    二、加強變更索賠管理團隊建設

    變更索賠人員不但要具有豐富的工程技術知識和實際施工經驗,還要有經濟、法律方面的知識以及良好的公關能力;既能與業主、監理有良好的共事關系,必要時也要敢于據理力爭維護施工企業的應得利益。為此,要著力建設一支既懂工程技術又懂經濟管理的變更索賠隊伍,選擇那些業務素質高、學習能力強、知識面廣、責任心強的人員充實變更和索賠管理團隊。

    三、完善變更索賠管理制度

    在一般的項目管理體系中,合同部與工程部是相互平行的管理部門,都對項目經理負責,使項目經理能夠及時準確地了解工程的各種情況,從整體上把握工程的進展。但是,從變更索賠管理的角度來看,合同部與工程部的相對獨立會使合同部信息采集滯后,不利于合同部對變更索賠項目的跟蹤,從而影響變更索賠的基礎工作。

    變更索賠管理是一項系統性很強的工作,它必須融合于整個工程項目管理之中。計劃合同部要與其他管理職能部門如施工技術部、質量檢驗部、物資供應部及綜合辦公室等密切結合,完善變更索賠管理制度,促進部門之間的橫向協作,使合同部門能夠及時準確的了解施工項目中的各種信息,為做好變更索賠工作夯實基礎。

    1、搞好合同與生產的接口

    ①、合同部每天派專人在現場組織協調認量簽證工作,對現場發生的各種變化及時記錄,為變更索賠收集基礎資料;

    ②、合同部負責人參加每天的生產協調會,對超出合同范圍的工作及時跟蹤,對變更索賠進行動態管理;

    ③、分管合同的領導參加每周的監理例會和業主協調會,就需要解決的變更索賠問題及時與監理、業主進行溝通。

    2、搞好合同與技術的接口

    ①、當重大技術方案直接涉及施工成本又可能涉及變更索賠時,合同部全程參與重大技術方案的討論和決策;

    ②、所有技術方案和技術變更均報送分管合同的領導,由合同部門進行經濟分析。

    3、實施合同交底制度

    要求合同管理人員將合同涉及的注意事項、各崗位的合同責任交待清楚,將承包合同所明確的各層次的經濟責任進行交底,使工作人員知道哪些工作是合同內的,哪些工作屬于變更索賠項目的范圍。

    四、重視變更索賠證據收集

    工程變更索賠能否成功關鍵在于原始依據和證據的收集管理,承包商必須做好這一基礎工作,否則因沒依據或依據不充分,變更索賠不可能成功。從合同簽訂之日起,到合同的執行全過程中,在項目經理負責下,仔細研究招標文件和承包合同,對在施工中發生的一切記錄,如招標文件、工程合同及附件、發包人認可的施工組織設計、工程施工圖紙、技術規范;工程各項有關設計交底記錄、變更圖紙、交更指令;工程各項經發包人或工程師認可的簽證;工程各項往來的信件、指令、信函、通知、答復;工程各項會議紀要;施工計劃及現場實施情況記錄;施工月報及工長工作日志、備忘錄;工程送電、送水,道路開通及封閉的日期及數量記錄;工程停電、停水和干擾事件影響的日期及恢復施工日期;工程預付款、進度款撥付的數量及時間記錄;施工圖紙變更、交底記錄的送達份數及日期記錄;工程有關施工部位的照片及錄像資料;工程施工現場氣候記錄,有關天氣的溫度、風力、雨雪;工程驗收報告及各項技術鑒定報告;工程材料采購、訂貨、運輸、進場、驗收、使用等方面的憑據;工程會計核算資料;各級政府有關影響工程造價、工期的各種文件、規定等都應科學歸類和管理,保存入檔,形成一個清晰反映整個工程全過程的數據庫,為變更索賠提供一個全面、正確、合法、有效的證據,為變更索賠金額提供計算依據和基數依據。

    五、正確處理好與業主、監理的關系

    變更索賠必須取得監理的認可才能生效,因此,變更索賠的成功與否,監理起著直接的關鍵性作用,同時變更索賠直接關系到業主的利益,承包商變更索賠的成敗在很大程度上取決于業主的態度。因此,要正確處理好與業主、監理之間的關系,在實際工作中樹立良好的信譽,搞好相互關系,保持友好合作的氣氛.互相信任,對業主或監理的過失,承包商應表示理解和同情,用真誠換取對方的信任和理解,創造索賠的平和氣氛.避免感情上的障礙。

    六、掌握變更索賠談判技巧

        變更和索賠管理工作能否取得成功,與業主、設計、管理各方的協調溝通是重點,因此,掌握一定的談判策略和技巧必不可少。首先,在談判之前要做好充分準備,對談判可能出現的問題要做好充分準備,做到有問必答,有的放矢。其次,談判要在和諧友好的氣氛中進行,從業主關心的議題入手,從業主關心的問題談起,要隨時研究和掌握對方的心理,了解對方的意圖,要講事實,重依據,堅持原則,據理力爭,又要機動靈活,適當讓步,語言友善,以理服人,求得對方的理解;善于利用機遇,因勢利導,用長遠合作的利益來啟發和打動對方。再次,準備有進有退的策略,該爭的要爭,該讓的要讓,使雙方有得有失,尋求折衷辦法。最后,要有堅持到底的糟神,經受得住挫折的思想準備,對分歧意見,應相互考慮對方的觀點,共同尋求妥善的解決辦法。

    七、采取變更索賠策略應用

    變更索賠策略也是影響變更索賠工作能否順利進行的重要因素,以下策略可以使變更索賠工作事半功倍:

    1、時間策略:當工程項目具有變更索賠的條件時,要有計劃的開展變更索賠項目的審報工作,這是變更索賠能否成功的開端,即變更索賠項目的審報工作應根據施工進度及與業主的溝通情況選擇合適的時機逐步進行。

    2、不平衡報價策略:施工企業在投標階段可采取不平衡的報價策略,為將來變更索賠做好鋪墊工作。

    一般意義上的不平衡報價是指:經過專家估計或工程量核算,在投標總價一定的條件下,將報價中將工程量會增加的項目單價適當提高,這樣結算時可多獲利;將工程量可能會減少的項目單價降低,這樣結算時損失不大。

    但是,針對變更索賠所進行的不平衡報價的概念則與此不同,它與工程的風險分析密不可分,是指在投標階段就要找出那些可能存在變更索賠的風險因素,進而提高將來可能影響到變更索賠費用的基礎項目的單價,降低對變更索賠費用影響很小的基礎單價,為以后提高變更索賠項目的費用打下埋伏。

    在當今競爭激烈的水利水電建筑市場中,國內現有的大型水電施工企業多是由計劃經濟時期的施工企業轉型而來,在合同管理方面還存在很多不足,只有完善變更索賠管理體系、重視變更索賠工作,才能為變更和索賠成功奠定堅實的基礎。

    張軍軍

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